PRIVACYVERKLARING VOOR GEÏNTERESSEERDEN EN HUURDERS IN DE AMBACHTSSCHOOL TE ENSCHEDE
De verhuurder respecteert jouw privacy. Wij waarderen het vertrouwen dat je in ons stelt en zullen er alles aan doen om je privacy te beschermen. In deze privacyverklaring leggen wij uit waarom wij bepaalde persoonsgegevens verzamelen en hoe we jouw privacy beschermen.
Verantwoordelijke organisatie
De verhuurder is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens op de website van de Ambachtsschool te Enschede.
Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens bevatten informatie die direct over iemand gaat of die naar die persoon te herleiden is. Dat staat in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), een Europese verordening die de regels standaardiseert voor de verwerking van persoonsgegevens door particuliere bedrijven en overheidsinstanties in de hele Europese Unie.
Wat houdt het verwerken van persoonsgegevens in?
de verhuurder verwerkt persoonsgegevens. Verwerken is volgens de AVG alles dat met persoonsgegevens kan worden gedaan, bijvoorbeeld: gegevens verzamelen, inzien, wijzigen, opvragen, gebruiken, verspreiden, afschermen, koppelen, uitwissen of vernietigen. Dat kan voor een deel of volledig automatisch maar ook handmatig gebeuren.
Wanneer mogen wij volgens de wet persoonsgegevens verwerken?
De verhuurder verwerkt persoonsgegevens zorgvuldig en transparant. Wij verwerken persoonsgegevens alleen als de wet het toestaat. Dat is in de volgende gevallen:
Als je de verhuurder duidelijk toestemming hebt gegeven
Wij mogen jouw persoonsgegevens verwerken als je ons daar uitdrukkelijk toestemming voor heeft gegeven. Bijvoorbeeld omdat je een nieuwsbrief of een algemene mailing van ons wilt ontvangen. Als je ons daarvoor toestemming geeft, kunnen wij jouw persoonsgegevens gebruiken voor promotie of marketing. Bijvoorbeeld om je te informeren over een nieuw product dat mogelijk interessant voor je is. Of om beter op jouw wensen in te spelen. Dat geldt ook als je niet van plan bent om een appartement te huren bij de verhuurder. We leggen vast wat jouw reactie is op de verzonden e-mail, bijvoorbeeld of je de e-mail hebt geopend of niet.
Als je gaat huren bij de verhuurder
Ga je een huurovereenkomst aan met de verhuurder? Of schrijft je je in als belangstellende voor een appartement bij de verhuurder? Dan mogen wij jouw persoonsgegevens verwerken.
Als de verhuurder een gerechtvaardigd belang heeft
De verhuurder mag jouw persoonsgegevens verwerken als wij daarbij een “gerechtvaardigd belang” hebben. Dat betekent dat het belangrijk is voor de verhuurder om jouw persoonsgegevens te verwerken. Bijvoorbeeld voor de bedrijfsveiligheid en informatiebeveiliging, voor een goede bedrijfsvoering, of om diefstal en fraude te voorkomen.
Welke persoonsgegevens verwerken wij en waarom?
Wij verwerken in verschillende situaties persoonsgegevens. Ons uitgangspunt is dat wij niet meer informatie verwerken dan nodig is. Wij verwerken persoonsgegevens in de volgende gevallen.
Als jij je aanmeldt als geïnteresseerde in een huurappartement bij de verhuurder
Als jij je aanmeldt als geïnteresseerde in een huurappartement in de Ambachtsschool te Enschede, vragen wij je naar jouw voor- en achternaam, e-mailadres en telefoonnummer. Bovendien vragen wij je naar jouw voorkeuren voor het aantal slaapkamers en de woonoppervlakte, verdieping, buitenruimte en huurprijs. De verhuurder legt al deze gegevens vast en plaatst je op een mailinglijst. Met deze persoonsgegevens kunnen wij je op de hoogte stellen van de huurmogelijkheden en ontwikkelingen bij de Ambachtsschool te Enschede.
Als je een appartement huurt bij de verhuurder of dat gaat doen
Huur je een appartement bij de verhuurder of ga je dat doen? Dan hebben wij jouw persoonsgegevens nodig voor de huurovereenkomst. Wij verwerken de volgende gegevens van jou (en eventueel van jouw partner):
- voor- en achternaam;
- geslacht;
- adres;
- telefoonnummer(s);
- e-mailadres;
- geboortedatum en -plaats;
- financiële gegevens, waaronder inkomensgegevens en bankrekeningnummer;
- gezinssamenstelling;
- een kopie van je paspoort of identiteitskaart inclusief het nummer daarvan (geen burgerservicenummer);
- werksituatie (loondienst, ondernemer, gepensioneerd).
Wij hebben deze persoonsgegevens nodig om ons werk goed uit te voeren:
- Wij doen een inkomenstoets om te controleren of je voldoende inkomsten hebt om een appartement te huren. Daarvoor gebruiken wij jouw financiële gegevens en de informatie over jouw werksituatie. Heb je een werkgever? Dan kunnen wij contact met hem opnemen.
- Wij controleren jouw identiteit. Daarvoor gebruiken wij diverse persoonlijke gegevens, waaronder een kopie van jouw paspoort of identiteitskaart. Bij het eerste contact kunnen we dan ook zien of de huurder echt de persoon is op de pasfoto in het paspoort of op de identiteitskaart.
- Wij gebruiken de gegevens over jouw identiteit ook om wettelijke verplichtingen en afspraken met andere partijen na te komen, bijvoorbeeld met de politie en gemeente.
- Sluiten wij een huurovereenkomst met je? Dan gebruiken we jouw persoonlijke gegevens in deze overeenkomst.
- We gebruiken jouw persoonlijke gegevens voor het verhuren, beheren en onderhouden van verhuurbare eenheden. Dat zijn bijvoorbeeld woon- en bedrijfsruimten, wooncomplexen, kamers en parkeergarages.
- Huur je bij ons? Dan gebruiken wij jouw persoonlijke gegevens ook in de volgende gevallen:
- als we onderhoud en reparaties (laten) uitvoeren en we daarover met je willen communiceren;
- als je een klacht hebt of als we een geschil hebben en we daarover met je willen communiceren;
- als we een appartement of parkeerplek willen verhuren of verkopen en we daarover met je willen communiceren;
- voor het interne beheer van onze organisatie;
- om betalingen te doen, bijvoorbeeld aan aannemers, om onze inkomsten en uitgaven te berekenen en een accountantscontrole te laten uitvoeren;
- om onszelf te kunnen beschermen tegen (mogelijke) claims van derden die verband houden met (eventuele) schade die door jou is veroorzaakt;
- om je een nieuwsbrief of algemene mailing te sturen.
Als je op de zwarte lijst staat
De verhuurder houdt voor eigen gebruik een negatieve lijst bij. Op deze lijst staan personen aan wie wij niet (meer) willen verhuren, bijvoorbeeld omdat wij denken dat ze niet eerlijk zijn geweest toen ze zich inschreven voor een huurappartement. Of omdat ze zich niet aan de regels van de huurovereenkomst hielden. Of omdat ze als huurders ongewenst gedrag vertoonden.
Wij denken heel zorgvuldig na voordat we iemand op de zwarte lijst plaatsen. Daarbij bekijken we onder meer hoe ernstig het gedrag was.
Wanneer delen wij jouw persoonsgegevens met anderen?
Wij gaan vertrouwelijk met jouw persoonsgegevens om. Dat betekent dat we ze alleen in de volgende gevallen delen met andere partijen.
Als dat nodig is om de huurovereenkomst met je te sluiten
Wij delen jouw persoonsgegevens bijvoorbeeld met andere partijen om te controleren of je voldoende inkomsten hebt om een appartement te huren.
Als dat nodig is om onze huurovereenkomst met jou uit te voeren
Soms moeten wij andere partijen inschakelen om onze huurovereenkomst met jou uit te voeren, bijvoorbeeld voor het onderhoud van jouw huurappartement. Wij delen dan alleen de gegevens met hen die zij echt nodig hebben.
Als er een gerechtvaardigd belang of algemeen belang is
De verhuurder mag jouw persoonsgegevens delen als wij daarbij een “gerechtvaardigd belang” hebben. Dat betekent dat het heel belangrijk is voor de verhuurder om jouw persoonsgegevens te delen. Ook mag de verhuurder jouw persoonsgegevens delen als dat in het algemeen belang is.
Als dat moet volgens de wet
Volgens de wet zijn wij in sommige gevallen verplicht om persoonsgegevens met andere partijen te delen. Wij moeten bijvoorbeeld persoonsgegevens delen met de politie als die daarom vraagt.
Als een andere partij namens jou optreedt
Vraag jij aan een andere partij om namens jou te communiceren met de verhuurder? Bijvoorbeeld een advocaat. Dan kunnen wij jouw persoonsgegevens delen met deze partij.
Hoe beschermt de verhuurder jouw persoonsgegevens?
De verhuurder verwerkt jouw persoonsgegevens op een behoorlijke en zorgvuldige wijze. Daarbij houden wij ons uiteraard aan de wet. Wij hebben technische en organisatorische maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies. Ook zorgen deze maatregelen ervoor dat niemand jouw persoonsgegevens onrechtmatig kan verwerken.
Hoe beschermen we jouw persoonsgegevens die we met derden delen?
Met organisaties die jouw persoonsgegevens in onze opdracht verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Daarin staat dat zij net zo veilig en vertrouwelijk met jouw persoonsgegevens omgaan als de verhuurder.
Hoe lang bewaart de verhuurder jouw persoonsgegevens?
Voor persoonsgegevens gelden wettelijke bewaartermijnen. Wij bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan deze termijnen. Ook bewaren we jouw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor we ze hebben verwerkt.
Dit zijn onze bewaartermijnen:
- Meld jij je aan om bij ons te huren maar komt er geen huurovereenkomst tot stand? Dan verwijderen wij al jouw persoonsgegevens na een jaar.
- Wijzen wij jouw huuraanvraag af omdat je niet eerlijk was bij de aanvraag? Dan bewaren wij de persoonsgegevens die wij daarvoor hebben verwerkt maximaal twee jaar na afwijzing van jouw aanvraag.
- Geef jij ons documenten om in aanmerking te komen voor een huurappartement? Dan verwijderen wij die uiterlijk een jaar na ontvangst indien er geen huurovereenkomst tot stand komt.
- Hebben wij jouw huurovereenkomst ontbonden omdat jij je niet aan de regels hield? Dan bewaren wij de persoonsgegevens die wij daarvoor hebben verwerkt maximaal vijf jaar na het einde van de huurovereenkomst.
- Huur je niet langer? Dan verwijderen wij jouw persoonsgegevens en de documenten die je ons hebt gegeven vijf jaar na het einde van de huurovereenkomst.
Wat zijn jouw rechten?
Jij hebt het recht om de persoonsgegevens die wij van je hebben in te zien, te corrigeren, te verwijderen, er bezwaar tegen te maken, ze te beperken en over te dragen. Jouw toestemming aan ons om jouw persoonsgegevens te verwerken, kun je altijd intrekken. Dat betekent dat wij daarvoor wel het recht hadden om jouw persoonsgegevens te verwerken maar daarna niet meer.
Wil je gebruikmaken van jouw rechten?
Wil je gebruikmaken van de rechten die hierboven zijn genoemd? Stuur dan een e-mail.
Heb je een klacht?
Heb je een klacht over de verwerking van jouw persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op. Wij zullen er alles aan doen om er samen uit te komen. Komen we er niet samen uit? Dan kun je een klacht indienen bij de privacytoezichthouder: de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen. Als we dat doen, zullen wij je hierover op onze website informeren. Wij adviseren je om deze privacyverklaring regelmatig na te lezen. Deze versie van de privacyverklaring dateert van 2 oktober 2019.